RFID (auðkenni útvarps tíðni) fyrir skjalagerð vísar til notkunar RFID tækni til að hagræða og auka stjórnun líkamlegra skráa, skjala og gagna innan stofnunar. Þessi tækni veitir skilvirka og sjálfvirkan hátt til að fylgjast með, finna og skipuleggja skrár, sem gerir það að ómetanlegu tæki til að stjórna skjalastjórnun og sókn.
Svona er RFID nýtt við skjalagerð:
RFID merki:RFID merki, einnig þekkt sem transponders, eru fest á einstaka skrár, skrámöppur eða geymsluílát. Þessi merki innihalda einstakt auðkennisnúmer eða kóða.
RFID lesendur:RFID lesendur eru beitt settir í gegnum umsóknarumhverfið, svo sem í skjalaskápum, hillum eða á aðgangsstöðum. Þessir lesendur gefa frá sér útvarpsbylgjumerki og lesa upplýsingarnar sem geymdar eru á RFID merkjum.
Gagnastjórnunarkerfi:Gögnin sem safnað er af RFID lesendum eru send í miðstýrt gagnastjórnunarkerfi eða hugbúnað. Þetta kerfið vinnur og skipuleggur upplýsingarnar fyrir greiðan aðgang og greiningu.
Lykilávinningur af RFID við umsóknir:
Skilvirkni:RFID tækni flýtir fyrir því að skrá og sækja skjöl. Hægt er að skanna margar RFID-merktar skrár samtímis og draga úr þeim tíma sem varið er í handvirk leit.
Nákvæmni:RFID útrýmir nánast mannlegum villum í skjalasöfnun og birgðastjórnun. Gögnin sem safnað er eru stöðugt nákvæm.
Rauntíma mælingar:RFID gerir kleift að fylgjast með rauntíma á skráarstöðum. Þetta þýðir að þú veist alltaf hvar skrá er, að draga úr tímasóuninni að leita að rangum skjölum.
Öryggi:RFID getur aukið skjal um öryggi með því að fylgjast með og stjórna aðgangi að skrám. Óleyfilegur aðgangur getur kallað fram viðvaranir eða verið lokað.
Stjórnun birgða:RFID gerir það auðvelt að fylgjast með skráarbirgðum. Samtök geta hagrætt geymsluplássi, komið í veg fyrir ofgnótt eða skilning og skipulagt varðveislu eða förgun skjala.
Forrit RFID í skjalavörslu:
Skjalaspor:RFID tækni er notuð til að finna sérstök skjöl fljótt og gera sókn gola.
Aðgangsstýring:RFID-byggð aðgangsstýringarkerfi tryggja að aðeins viðurkennt starfsfólk geti nálgast ákveðnar skrár.
Birgðastjórnun:Stjórna skilvirkum birgðum, endurræsingu og förgun skráa.
Öryggi:Auka öryggisöryggi með því að fylgjast með hreyfingum og aðgangi.
Skilvirkni:Hagræða venjubundnum umsóknarverkefnum, svo sem úttektum og birgðum.
RFID fyrir skjalagerð býður upp á skilvirka, nákvæman og öruggan hátt til að stjórna líkamlegum skjölum og er sérstaklega dýrmætur fyrir stofnanir sem fjalla um mikið magn af skrám og þurfa árangursríka mælingar á skjali og öryggisráðstöfunum.